Rollen im Prozessmanagement

Jedes System braucht klare Verantwortlichkeiten. Daher werden in jedem Unternehmen Positionen vom Vorstandsvorsitzenden  bis hin zum Datenschutzbeauftragten bestimmt. Zur organisatorischen Steuerung und auch zur wirksamen Umsetzung im Prozessmanagement werden dazu gleichfalls Verantwortliche benötigt. Diese bezeichnet man allgemein als Rollen. Dabei sind alle Aspekte von der Gesamtverantwortung bis hin zur gezielten Unterstützung im IT-Umfeld systematisch zu beachten. Kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist es daher, alle notwendigen Rollen zu bestimmen sowie ausreichende Maßnahmen zum Kompetenzaufbau für die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter durchzuführen.

Die BPM-Akademie hat dazu vorab die wesentlichen Anforderungen aller Rollen analysiert und gezielte Ausbildung- und Weiterbildungsangebote je Rolle konzipiert. Wir machen Sie gezielt fit für die erfolgreiche Umsetzung in Ihrer Prozessmanagementrolle. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die aus unserer Sicht tragenden Rollen im Prozessmanagement.

Rollenbeschreibungen

CPO- Leiter Prozessmanagement
Der Chief-Process Officer (CPO) steht im Rollengefüge des Prozessmanagement ganz oben. Er hat sowohl die umfassendsten methodischen Aufgaben als auch die Anforderung, die prozessorientierte Steuerung schon in der strategischen Steuerung des Unternehmens zu verankern. In unserer Sichtweise ist der CPO Mitglied der obersten Führungsebene und etabliert eine nachhaltige Prozessorientierung im Unternehmen als zentraler Erfolgsfaktor der wert- und kundenorientierten Ausrichtung. Nachfolgend sehen Sie einen Ausschnitt aus dem anspruchsvollen Aufgabenportfolio des CPO:

• Transformation der Unternehmensstrategie in das Prozessmanagement 
• Definition der Prozessmanagementstrategie und der daraus abgeleiteten Ziele 
• Entwicklung, Dokumentation, Pflege und Publikation des Prozessmodells
• Gestaltung des Change-Prozesses  
• Prozessmanagement als Managementprozess im Unternehmen verankern 
• Definition von Methodenstandards
• Compliance der Prozesse sicherstellen
• Koordination der Prozesse über Funktionsbereiche hinweg
• Aufbau der prozessorientierten Organisation

Prozessmanager
Der Prozessmanager ist für die zielorientierte, strategische Steuerung eines Prozesses zuständig. Im Zentrum des Handelns stehen sowohl  die Zielausrichtung des eigenen Prozesses mit anderen Prozessen als auch die Auswahl nachhaltiger Kennzahlen für die Erfolgsmessung der Prozessleistung. Alle für die Prozesssteuerung und –ausführung benötigten Ressourcen werden von ihm zentral koordiniert. Wesentliche Aufgaben des Prozessmanagers beinhalten u.a.:

• Strategische Steuerung des Prozesses
• Aufbau und Ausführung eines funktionsfähigen Prozesscontrolling
• Planung und Sicherstellung der Ausführung der Prozessleistung 
• Kompetenz- und Ressourcenplanung des Prozesses
• Koordination mit anderen Prozessen (Nahtstellen) 

Prozessverantwortlicher/Prozesseigner
Der Prozessverantwortliche unterstützt den Prozessmanager bei der operativen Ausführung des Prozesses. Im Unternehmensalltag ist er oftmals für das operative Management des Prozesses verantwortlich. Alternativ wird der Prozessverantwortliche auch als Teilprozessmanager auf der nächsten Ebene des Prozessmodells eingesetzt. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören u.a.:

• Operative Steuerung des Prozesses
• Aufbau und Ausführung eines funktionsfähigen operativen Prozesscontrolling
• Planung und Ausführung der operativen Prozessleistung 
• Operative Kompetenz- und Ressourcenplanung des Prozesses
• Koordination mit anderen Prozessen (Nahtstellen)

Prozessmanagement-Berater
Der Prozessmanagement-Berater – intern oder extern – unterstützt und begleitet alle Führungsrollen im Prozessmanagement. Dazu gehört einerseits der Aufbau und die Einführung methodischer Bestandteile des Prozessmanagement (z.B. Prozesscontrolling) als auch andererseits die inhaltliche Modellierung und zielorientierte Führung einzelner Prozesse. Damit ist der Arbeitsschwerpunkt in projektbezogenen Tätigkeiten zu sehen. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören u.a.:

• Analyse und Konzeption von unternehmensweiten und prozessspezifischen Prozessmanagementmethoden 
• Unterstützung bei der Analyse und Optimierung von Prozessen im Umfeld klarer Prozessziele 
• Auffinden von Leistungsschwachstellen und Erarbeitung von Lösungsansätzen 
• Aufstellung von Projektplänen und Begleitung in der Umsetzung 
• Durchführung von Projekttätigkeiten und Beratung aller Rollen im Prozessmanagement 
• Erarbeitung von organisationsspezifischen Konzepten zur Anpassung der Aufbauorganisation oder für die Durchführung von Veränderungsprojekten

Prozessmanagement-Coach
Der Prozessmanagement-Coach – intern oder extern -  unterstützt alle Rollen des Prozessmanagement bei der effektiven und effizienten Umsetzung der definierten Rollenaufgaben. Der Prozessmanagement-Coach hat damit eine coachende und begleitende Rolle gegenüber den übrigen Prozessmanagement-Rollen. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Aufgaben des Prozessmanagement-Coach: 

• Überprüfung und Analyse der Einhaltung der unternehmensweiten Prozessmanagement-Methodik
• Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Methodik hinsichtlich Rollenkonzept, organisatorischer Integration und Prozessregeln 
• Coaching der Verantwortlichen im Prozessmanagement bei der Erfüllung und Umsetzung Ihrer Rollenaufgaben
• Koordination von Prozessnahtstellen und Unterstützung bei der Klärung auftretender Konflikte
• Unterstützung der Prozessmanagementprojekte durch das Einbringen von Vorgehensmodellen und Methoden des Veränderungsmanagement
• Sparringpartner für inhaltliche Diskussionen mit den Prozessverantwortlichen

Prozessmanagement Assistent
Der Prozessmanagement-Assistent unterstützt den Prozessmanager oder Prozessverantwortlichen bei der Durchführung aller Aufgaben. Damit ist er die „rechte Hand“ und garantiert die Einhaltung aller methodischen und inhaltlichen Vorgaben des jeweiligen Prozesses. Zusätzlich verfügt er über entsprechende Fachkenntnisse, um vorhandene IT-Systeme operativ im Prozess zu bedienen. Zu den konkreten  Tätigkeiten gehören u.a.:

• Beschreibung und Modellierung von Prozessen
• Erhebung von Prozessinformationen
• Auswertung von Prozessleistungen
• Analyse von Prozessschwachstellen und Erarbeitung von Verbesserungspotenzialen
• Dokumentation aller Prozessinformationen

Prozessbeteiligter
Für alle im Prozess beschriebenen Tätigkeiten sind Prozessbeteiligte für die Prozessausführung zu bestimmen. Mit diesen Rollen wird die zielorientierte Leistungsausführung sichergestellt. Prozessbeteiligte benötigen daher ein grundlegendes Verständnis von Prozessmanagement als Methode und den konkreten Anforderungen in der operativen Ausführung in einzelnen Prozessschritten. Zusätzlich ist die prozessorientierte Denk- und Arbeitsweise in einer konsequenten Wert- und Kundenorientierung bis hin zur permanenten Verbesserung aller Prozessschritte fundamentaler Bestandteil dieser Rollenanforderung. Kernaufgaben für Prozessbeteiligte sind:

• Unternehmerisch orientierte Mitgestaltung von Soll-Prozessen 
• Umsetzung der Kundenanforderungen in der Prozessausführung
• Einsatz aller definierten Prozessmethoden und Prozessdokumente
• Messung der konkreten Prozessleistung im eigenen Prozessumfeld
• Permanente Verbesserung der Prozessleistungen

Prozesscontroller
Der Prozesscontroller ist interner Berater aller Führungsrollen im Prozessmanagement vom CPO bis hin zum Prozessverantwortlichen. Im Wesentlichen begleitet er die zielorientierte Steuerung des Prozessmodells und aller Prozesse hinsichtlich der strategischen und operativen Anforderungen. Weiterhin unterstützt er die Entwicklung der Führungsprozesse des Prozessmanagement und die effiziente Durchführung in allen Prozessen. Nachfolgend werden die wesentlichen Aufgaben kurz zusammengefasst:

• Modellierung der Führungsprozesse Prozessmanagement (z.B. Prozessplanung)
• Begleitung bei der strategischen Festlegung von Prozesszielen und Kennzahlen
• Beratung des CPO hinsichtlich der Koordination aller Prozesse
• Beratung der Prozessmanager und Prozessverantwortlichen hinsichtlich Zielerreichung
• Aufbau eines effizienten Prozessreporting und leistungsfähiger IT-Reporting-Systeme

Prozessauditor
Der Prozessauditor ist der unternehmensinterne Verantwortliche für die Sicherstellung einer zielorientierten und effizienten Prozessausführung. Mit dem Fokus auf der Einhaltung aller verabschiedeten und zu berücksichtigenden Prozessanforderungen prüft er systematisch Schwachstellen in der Ausführung. Damit wird die disziplinierte Prozessausführung gefördert sowie systematisch erkannte Anforderungen – auch aus rechtlicher Perspektive (z.B. Legal Compliance) – im Kern der Tätigkeit stehen. Nachfolgend sind die wesentlichen Aufgaben kurz skizziert:

• Prüfung und Durchsicht aller Prozessbeschreibungen und -dokumentation
• Anwendung von Reifegradmodellen zur Bewertung der methodischen und inhaltlichen Prozesseffizienz 
• Analyse und Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen zur Prozessausführung
• Transparenz von Compliance Anforderungen gewährleisten
• Einhaltung von Compliance Anforderungen sicherstellen

Prozessmanagement IT-Koordinator
Der PM IT-Koordinator besetzt die Nahtstelle zwischen Business und IT. Er ist, ähnlich dem Business Analysten, für den Transfer vom fachlichen zum technischen Prozessmodell verantwortlich. Desweiteren ist er für die Integration der IT/SOA und der BPM-Governance zuständig. Der PM-IT-Koordinator verfügt über sehr gute Kenntnisse des Anforderungsmanagements und hat einen Überblick über SOA- und BPM-Technologien. Darüber hinaus kennt er die Grundlagen des operativen Prozessmanagement   und verfügt über eine Ausbildung im Projektmanagement.